İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, kamu kurumları ile büyük ölçekli işletmelerin fiziksel evrak yükünü azaltmak amacıyla geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi’ni kullanıma sundu. İlk olarak şirketin kendi arşivinde uygulanan sistem, belediye iştiraklerine açılırken sonraki aşamada belediyenin hukuk biriminde kullanılması planlanıyor.
Fiziksel belgeleri elektronik ortama taşıyan sistem; evrakların taranması, indekslenmesi, aranması, paylaşılması ve takip edilmesini tek altyapıda birleştiriyor. Projeyle belge kaybı ve yıpranma riskinin azaltılması, arşiv alanından tasarruf edilmesi ve iş süreçlerinin hızlandırılması hedefleniyor.
İLK UYGULAMA ŞİRKETİN KENDİ ARŞİVİNDE YAPILDI
Proje kapsamında İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin geçmiş yıllara ait binlerce belgesi taranarak dijital ortama aktarıldı. İndeksleme çalışmalarının ardından kullanıcıların ihtiyaç duydukları evraklara saniyeler içinde erişebileceği bir arşiv altyapısı oluşturuldu.
Dijitalleştirilen belgelerin fiziksel olarak elden ele dolaştırılmasına ve farklı birimler için fotokopilerinin çekilmesine duyulan ihtiyaç da azaltıldı. Böylece belge arama ve paylaşımında zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanması amaçlandı.
EVRAKLAR OCR TEKNOLOJİSİYLE ARANABİLİYOR
Sistem yalnızca fiziksel belgelerin taranmasıyla sınırlı kalmıyor. OCR olarak bilinen Optik Karakter Tanıma teknolojisiyle evrakların üzerindeki bilgiler okunabilir ve aranabilir dijital verilere dönüştürülüyor.
Kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelime üzerinden arama yapabiliyor. Bu özellik sayesinde kalabalık fiziksel arşivlerde uzun sürebilen belge bulma işleminin saniyeler içinde tamamlanması hedefleniyor.
BELGENİN HER AŞAMASI KODLA TAKİP EDİLİYOR
QR kod ve barkod destekli takip altyapısı, fiziksel bir belgenin teslim alınmasından taranarak sisteme aktarılmasına kadar geçen aşamaların izlenmesini sağlıyor. Sistemin kurumlarda kullanılan mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleriyle entegre çalışabilmesi için geliştirme süreci de devam ediyor.
Web tabanlı yönetim ekranları ile toplu tarama süreçlerini bir araya getiren hibrit yazılım mimarisi sayesinde on binlerce sayfalık arşivlerin kısa sürede dijital ortama aktarılması öngörülüyor.
BELEDİYE İŞTİRAKLERİNDEN KAMU KURUMLARINA YAYILACAK
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunulmaya başlandı. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminin de sisteme dahil edilmesi ve farklı birimlerdeki arşiv süreçlerinin ortak dijital altyapı üzerinden yönetilmesi planlanıyor.
Uygulamanın ilerleyen dönemde diğer belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerde de kullanılması hedefleniyor.
KÂĞIT TÜKETİMİ VE BASKI MALİYETİ AZALACAK
Belgelerin dijital ortamda güvenli biçimde paylaşılmasıyla fotokopi ve fiziksel evrak dolaşımının azaltılması hedefleniyor. Böylece kâğıt tüketimi ve baskı maliyetleri düşürülürken doğal kaynakların korunmasına da katkı sağlanacak.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği sistemle kurumların arşiv süreçlerini hızlandırmayı, belgelerin güvenliğini artırmayı ve farklı sektörlerde sürdürülebilir bir dijital arşiv altyapısı oluşturmayı amaçlıyor.
