Balçova Belediyesi, farklı müdürlüklerde bulunan fiziksel arşivleri tek merkezde toplayarak resmi evrakları dijital ortama aktarmaya başladı. “Evrak akıllandırma” sistemiyle desteklenen çalışmanın, belgelere erişimi hızlandırması ve vatandaş taleplerinin daha kısa sürede sonuçlandırılmasını sağlaması hedefleniyor.
Kurulan merkezi arşiv biriminde geçmiş yıllara ait resmi belgeler, dosyalar ve kurumsal kayıtlar taranarak dijital sisteme aktarılıyor. Evraklar içeriklerine göre sınıflandırılırken, aranan belgenin kısa sürede bulunabilmesi için kayıtlar elektronik ortamda düzenleniyor.
FİZİKSEL ARŞİVLER TEK MERKEZDE BİRLEŞTİRİLİYOR
Balçova Belediyesi bünyesindeki müdürlüklere ait arşivler, dağınık yapıdan çıkarılarak merkezi arşiv biriminde bir araya getiriliyor. Çalışmayla kurumun geçmiş yıllara ait kayıtlarının daha güvenli koşullarda korunması amaçlanıyor.
Fiziksel evrakların dijital kopyalarının oluşturulmasıyla belgelerin kaybolma ve zarar görme riskinin azaltılması, kurumsal hafızanın uzun vadeli olarak güvence altına alınması planlanıyor.
EVRAKLARA ERİŞİM SÜRESİ KISALACAK
Dijital sisteme aktarılan belgeler, “evrak akıllandırma” uygulamasıyla konu, tarih, birim ve dosya türüne göre sınıflandırılacak. Belediye personeli, ihtiyaç duyduğu kayda elektronik sistem üzerinden daha hızlı ulaşabilecek.
Uygulamanın kurum içindeki belge arama süreçlerini hızlandırması, resmi yazışmalarda yaşanan zaman kaybını azaltması ve müdürlükler arasındaki bilgi akışını güçlendirmesi bekleniyor.
VATANDAŞ TALEPLERİNE DAHA HIZLI YANIT VERİLECEK
Dijital arşiv sistemi, belediyeye yapılan başvuruların incelenmesi sırasında ihtiyaç duyulan eski belgelere daha kısa sürede erişilmesini sağlayacak. Böylece vatandaşların talep ve işlemlerinin bekleme süresinin azaltılması hedefleniyor.
İlgili kamu kurumlarıyla yürütülen resmi belge ve yazışma süreçlerinin de elektronik arşiv sayesinde daha etkin ve koordineli biçimde sürdürülmesi amaçlanıyor.
YİĞİT: KURUMSAL HAFIZAMIZI KORUYORUZ
Balçova Belediye Başkanı Onur Yiğit, dijital dönüşüm çalışmasının hizmetlerde hız, güvenlik ve verimlilik sağlayacağını belirtti.
Yiğit, “Teknolojiyi yalnızca bugünü değil, geleceği planlamak için de kullanıyoruz. Kurumsal hafızamızı koruyan, erişimi kolaylaştıran ve hizmet kalitemizi artıran bu dönüşümle Balçova’da daha güçlü bir belediyecilik anlayışını büyütüyoruz” dedi.
DİJİTAL DÖNÜŞÜM ÇALIŞMALARI SÜRECEK
Vatandaşların taleplerine daha hızlı yanıt vermeyi ve kurumlar arası süreçleri daha etkin yönetmeyi amaçladıklarını ifade eden Yiğit, belediyenin dijital dönüşüm çalışmalarını kararlılıkla sürdüreceğini söyledi.
Merkezi arşiv ve evrak akıllandırma sisteminin tamamlanmasıyla Balçova Belediyesi’nin belge yönetiminde daha hızlı, güvenli ve erişilebilir bir yapıya kavuşması hedefleniyor.
